Online groupware

Wat is een online groupware?

Een groupware is een programma dat de samenwerking binnen strikt gedefinieerde werkgroepen toelaat (bv. de medewerkers van een bedrijf). ContactOffice kan zich als online groupware losmaken van deze verplichting en zo enerzijds toegang verlenen tot de gegevens vanaf eender welke computer, en anderzijds toelaten dat er werkgroepen gecreërd worden met klanten, leveranciers, permanente of tijdelijke partners enz.

Groepen

ContactOffice omarmt de on-site situatie : een individu is lid van één of meerdere groepen (bedrijf, dienst, departement, project, enz.) en heeft als lid van een bepaalde groep toegang tot verschillende gegevens (documenten, contacten, fora, enz.). Ieder lid van de groep gebruikt de interface in de taal van zijn keuze.

Drie types groepen zijn beschikbaar: publieke (toegankelijk voor iedereen), gesloten (e-mail met kandidatuur wordt verstuurd aan groepsbeheerder) of private (enkel uitnodiging door groepsbeheerder).

Toegangsrechten

De beheerder van de groep bepaalt de toegangsrechten voor elke informatie en beslist ook welke leden van de groep nieuwe gegevens mogen toevoegen, of bestaande gegevens mogen wijzigen of verwijderen. Hij mag nieuwe personen uitnodigen om de groep te vervoegen, of leden van de groep verwijderen (bij vertrek van personeel of heraanstellingen bijvoorbeeld).

Voorbeelden

Agenda	Delen van uw persoonlijke agenda en toegang tot de gedeelde agenda van anderen Stuur uitnodigingen voor vergaderingen en volg die online op Layering van agenda's om snel de gemeenschappelijke vrije zones te zien Standaard is de groepsagenda toegankelijk voor ieder groepslid en bevat hij afspraken die iedereen aangaan. Bv: beurzen en salons, sluitingsdagen, planning van projecten, enz. Hij kan ook gebruikt worden voor logistieke organisatie (vergaderzalen, projectors, voertuigen, enz.).
Documenten	Standaard kunnen alle groepsleden de groepsdocumenten bekijken. Bv: commerciële brochures, plannings, rapporten, offertes, enz. Sommige dossiers of documenten zijn voorbehouden aan sommige groepsleden. BV: contracten, boekhouding, info over salarissen, enz. Bij het bijvoegen of wijzigen van een groepsdocument, krijgen de leden van de groep een gestandaardiseerde boodschap per e-mail, eventueel vergezeld van een commentaar.
Adresboeken	Standaard kunnen alle groepsleden het adresboek van de groep bekijken. De leden die toestemming kregen, kunnen contacten wijzigen of toevoegen.
Berichten	Contacteer alle groepsleden per e-mail met één enkele handeling.